Optimale Büroorganisation: Effizienz und Ordnung im Büro!

Der blitzschnelle Zugriff auf Daten und Unterlagen ist notwendig und mit einer optimierten Büroorganisation auch möglich. Auftraggeber und Kunden erwarten sofort Auskunft und möchten nicht auf einen späteren Rückruf vertröstet werden. Die fortschreitende Digitalisierung von Dokumenten hat Ihre Möglichkeiten zur effizienten Arbeitsorganisation grundlegend verbessert. Schaffen Sie Ordnung mit System. Verkleinern Sie Ihre Ablage.

Ein elektronisches Dokumenten-Management-System (DMS) beschleunigt Arbeitsabläufe, macht Schluss mit entnommenen, fehlenden oder falsch eingeordneten Vorgängen. Auch gehören unvollständige Mappen der Vergangenheit an. Weitere Vorteile sind:

  • Weniger Ordner, Regale, Schränke benötigen weniger Platz.
  • Mehrfache Datensicherung und Archivierung an unterschiedlichen Orten ist elektronisch erst wirklich möglich.
  • Jeder Nutzer eines Dokumenten-Management-Systems kann sich ein Ordnungssystem aufbauen, dass zu seinem persönlichen Arbeitsstil und seiner natürlichen Denk- und Arbeitsweise passt. Dabei werden keine Duplikate erzeugt; die Datenkonsistenz ist jederzeit gewährleistet.
  • Medienbrüche gibt es nicht mehr: kein Wechsel zwischen Papierdokumenten und eMails.
  • Die Volltextsuche bringt auch Dokumente zum Vorschein, an die man gar nicht dachte.

Ein Dokumenten-Management-System amortisiert sich schnell. Wenn ein Mitarbeiter mit durchschnittlichem Verdienst täglich fünf Minuten mit Suchen verbringt, kostet das die Firma mit allen Lohnnebenkosten rund 1.000 Euro im Jahr (Der ganz normale Büro-Wahnsinn, Studie vom Marktforscher IDC). In den meisten Unternehmen werden darüber hinaus bis zu 10 % aller Dokumente aufgrund fehlerhafter Ablage gar nicht gefunden. Also, worauf warten Sie?

Wir sorgen für den Aktenzauber, um Ihren Arbeitsplatz und Ihre Büroorganisation optimal zu strukturieren.Allgemeine Ordnungsregeln führen zu „suboptimaler“ Leistung. Und das hat nicht nur etwas mit o.g. Vorlieben zu tun sondern auch mit der beruflichen Funktion. (Bsp.: produkt- vs. kundenbezogener Ablage).